Unternehmensführung

4 Gründe für Chaos in der Buchhaltung und wie man diese lösen kann!

Eine Mahnung für nicht gezahlte Rechnungen und verspätete Steuer- und Statistikmeldungen jagt die andere? Es ist Monatsende März und der Abschluss für Januar ist immer noch nicht fertig? Ist er endlich da, schwanken die Zahlen und insbesondere das Ergebnis wie auf einer Elb-Barkasse bei Sturmflut?

Willkommen im Buchhaltungs-Chaos!

Die gute Nachricht, sie sind mit diesem Problem bei weitem nicht allein. Die Schlechte: Das hilft Ihnen leider überhaupt nicht weiter.

Aus unserer Projekterfahrung haben wir einmal die wichtigsten vier Gründe zusammengetragen, wie es zu dem Chaos kommt und was man dagegen tun kann.

1. Überforderung und fehlendes „Know-How“

Die Buchhaltung | Finance ist ein gut abgrenzbarer Bereich im Rahmen der betrieblichen Service-Center. Jeder gute Buchhalter beherrscht SOLL an HABEN, räumt DEBITOREN und KREDITOREN auf und auch bei den betrieblichen STEUERN sind zumindest Grundkenntnisse vorhanden.

Das Problem ist, wenn das Unternehmen wächst und damit die Komplexität von Geschäftsvorfällen.

Plötzlich sind die Kunden auch im Ausland und man muss sich um Lieferketten und ausländische Umsatzsteuer kümmern. Es gibt Umstrukturierungsthemen und neue Konzerngesellschaften durch ASSET oder SHARE DEAL.

Das notwendige Wissen zur Transformation dieser Themen muss im Unternehmen geschaffen und erarbeitet und/oder an einen Fachmann (z.B. Steuerberater) ausgelagert werden. Die Buchhaltung|Finance müsste daher mit dem Wachstum skalieren. Und zwar nicht nur durch „(wo)man power“, sondern vor allem durch den notwendigen „Know How“-Aufbau.

Genau an dieser Stelle kommt es jedoch schon oft zum „Bruch“, falls nicht gegengesteuert wird.

Die Buchhaltung signalisiert (häufig) Hilfe. Nicht selten auch „stumm“ in Form von gigantischen Excel-Tabellen, die versuchen die Komplexität abzubilden und entsprechend nur noch von den Erstellern verstanden werden.

Die Mitarbeiter geben ihr Bestes mit dem buchstäblichen „Löffel“ das Wasser aus dem „Kahn“ zu schaufeln, doch das Schiff neigt sich trotzdem bedrohlich. Die Performance der Abteilung sinkt.

Werden diese Hilferufe überhört, so macht sich Furcht, Überforderung und Resignation breit. Nicht selten endet dies in einer Kündigung von „Key Playern“ und damit in einer weiteren Verschlimmerung der Situation.

Lösung:

Sobald man merkt, dass die Buchhaltung|Finance an der Performance leidet, hat man mit großer Wahrscheinlichkeit eine Form der „Überlastung“ vorliegen. An dieser Stelle hilft ein „Finance Health Check“, der die einzelnen Problematiken beleuchtet.

Maßnahmen, die hierdurch offengelegt und anschließend umgesetzt werden könnten, sind z.B.:

  • Entlastung von bestimmten „Schlüsselmitarbeiter“ und Identifikation von bislang nicht wahrgenommenen Mitarbeitern, die das notwendige Potenzial mitbringen
  • Schaffung von Prozessen, die Fehler und Doppelarbeiten vermeiden
  • Know-How“-Aufbau durch Workshops mit „externen“ Spezialisten
  • Transfer von „internen“ Wissen durch Nutzung von Dokumentationstools(z.B.Slack, MSFT Teams, Sharepoint, Intranet oder schlimmstenfalls auch Word- und Excel-Dokumente auf dem File-Server). Mindestens monatliche Abteilungs-Meetings helfen zusätzlich, um sich über Probleme des letzten Abschlusses auszutauschen
  • Möglichkeiten der eingesetzten Software ausschöpfen oder durch neue Tools schaffen (Stichwort: Finance Automatisation)

2. Die "Abkürzung" erweist sich als "Albtraum"

Wenn keine Zahl mehr übereinander passt, dann hat das meist den Grund, dass „jemand“ eine „Abkürzung“ gegangen ist.

  • Nebenbücher sind nicht mehr abstimmbar
  • Verrechnungskonten gehen nicht mehr auf „0“ auf
  • gleiche Beträge von unterschiedlichen Rechnungen werden ausgeziffert und es bildet sich Abstimmungsdifferenz nach Abstimmungsdifferenz
  • Der Anfangsbestand eines Kontos weicht plötzlich vom Endbestand des Vorjahres ab, usw.

Die Abkürzung, also das „schnell mal wegbuchen“, geht oft einher mit dem Aufheben von Automatismen im Buchhaltung- oder anderen Sub-Systemen einher.

Der „wirkliche“ Fehler wird nicht bis zur Fehlerquelle zurückverfolgt, sondern „quick and dirty“ ausgebucht. Dumm nur, wenn einen das immer wieder auf die Füße fällt und das tut es in 95% der Fälle.

Lösung:

Diese Abkürzungen erfordern oftmals eine sehr zeitaufwendige Analyse des Fehlers und Korrekturen, die ggf. auch eine Änderung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen zur Folge haben können.

Wichtig ist es, im ersten Schritt, zu verstehen wie der Fehler „technisch“ entstanden ist. Wurden für manuelle Buchungen gesperrte Konten entsperrt? Wenn ja, ist es dringend erforderlich die Sperrung wieder zu aktivieren, um den Fehler für die Zukunft zu vermeiden.

Dann geht es an die Klärung der Altfälle. Auch hier kann es Sinn machen, sich temporär Unterstützung, z.B. durch eine Zeitarbeitskraft oder Freiberufler zu holen, der bei der Klärung unterstützen kann.

3. Informationen aus dem „Business“ gelangen nicht zur Buchhaltung | Finance

Ein Thema, das oftmals Hand in Hand mit Punkt 1 geht.

Der mangelnde Informationsfluss zwischen dem Management und der Finance-Abteilung. Da jede Managemententscheidung aber früher oder später einmündet in einer Finanzbuchung, ist es unerlässlich, dass diese Informationen geteilt werden.

Es fängt an bei Anlagekäufen oder -verkäufen, der Aktivierung von selbstgeschaffener Software, Beteiligungskäufen oder Neugründungen und kann bis zur Abbildung von komplexen Optionen und Derivaten aus Vertragsbeziehungen gehen. Ohne die Informationen über die zu Grunde liegende Transaktion ist die Buchhaltung im wahrsten Sinne des Wortes „aufgeschmissen“.

Was dann oft zu sehen ist, ist dass der Sachverhalt, obwohl er in die Periode gehört, erst einmal zur späteren Klärung an die Seite gelegt wird. Manchmal monatelang und manchmal bis 2. eintritt und der Sachverhalt „schnell weggebucht“ wird. Fatal.

Lösung:

Je nachdem wie das Unternehmen strukturiert ist, ist es daher wichtig einen Informationsfluss zu gewährleisten.

Entweder „top down“ vom CEO zum CFO – zum Finance Manager/Controlling – zum Buchhalter/in. In kleineren Unternehmen auch „bottom-up“, indem Anfragen von der Buchhaltung mit höherer Priorität geklärt werden, zum Beispiel durch einen Regeltermin mit der Geschäftsleitung vor dem Monatsabschluss.

Beide Ansätze bergen Vor- und Nachteile, ohne einen regelmäßigen Austausch, wird die Buchhaltung | Finance irgendwann jedoch auf verlorenen Posten stehen.

Wichtig ist unserer Meinung nach auch ein Protokoll über diese Gespräche zu führen, so dass keine Informationen verloren gehen.

4. Abgegrenzt wird nur am Jahresende und auch nur dann, wenn der Steuerberater danach fragt

Selbst wenn Sie alle Probleme in den Griff bekommen haben, schwanken die Zahlen weiterhin?

Dann liegt es vermutlich daran, dass Sie keine notwendigen (und geforderten) Abgrenzungen vornehmen.

Indiz dafür könnte sein:

  • Sie haben Umsatzsprünge bei langfristigen Projekten, wenn die Rechnungen geschrieben werden und damit auch erst den Erlös? Unfertige Leistungen werden nicht abgebildet.
  • Lizenzerlöse sorgen für einen gigantischen Umsatz zu Jahresbeginn?
  • Im Sommerloch macht das Unternehmen regelmäßig Verluste, da alle Mitarbeiter im Urlaub sind, die Gehälter aber natürlich weitergezahlt werden?
  • Vorauszahlungen werden sofort vereinnahmt, auch wenn das Projekt noch gar nicht abgeschlossen ist?
  • Versicherungen, Leasingzahlungen, Bankavale, kommen als Einmalbetrag und führen zu Schwankungen der Aufwandskonten bei Anfall?
  • Anmietungen werden mit mietfreier Zeit belohnt und für die Zeit haben Sie auch keinen Mietaufwand?

Wenn Ihnen diese oder ähnliche Sachverhalte bekannt vorkommen, dass sollten sie diesen Punkt unbedingt einmal prüfen und mit Ihrer Buchhaltung | Finance | Steuerberater besprechen.

Abgrenzungen führen dazu, dass Sie:

  • Alle Erlöse und Aufwendungen der Periode zuordnen, zu der sie gehören und sie daher eine richtige Einschätzung zur Performance Ihres Unternehmens bekommen.
  • Planungssicherheit für Erlöse und Aufwendungen erhalten, die Ihnen einen richtigen Forecast gewährleisten
  • über Zeitreihenanalysen schnell Fehler finden und i der Lage sind fehlende Erlös- und/oder Aufwandspositionen im Abschluss zu korrigieren

Lösung:

Sollten Sie heute noch keine Abgrenzungen berücksichtigen, dann sollten Sie die Buchhaltung | Finance über die Wirkungsweise und Auswirkungen der Abgrenzungen aufklären. Damit diese in den monatlichen Buchungen berücksichtigt werden, bietet sich ein Abschlussfahrplan und Checklisten zum Monats-|Quartals-| und Jahresabschluss an, die allen Mitarbeitern bekannt sein sollte.

Vermutlich ist aber auch Vorarbeit notwendig. Die Bestimmung von Herstellkosten und ein Prozess zur Berechnung von Urlaubsabgrenzungen in der Personalabteilung |HR.

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