In Deutschland ist jede Aktiengesellschaft (AG), die Namensaktien ausgibt gesetzlich zur Führung eines Aktienregisters (früher auch Aktienbuch genannt) verpflichtet (§67 AktG).

Da die Ausgabe von Namensaktien der Standard für Aktiengesellschaften sind, kommen die überwiegende Anzahl von AGs nicht um die Führung eines solchen Aktienregisters herum. Viele kleinere Aktiengesellschaften haben zudem satzungsbedingt vinkulierte Namensaktien (§68 II AktG). Diese dürfen nur übertragen werden, wenn die AG dieser Übertragung zustimmt.

Nein, es gibt keinen Unterschied zwischen den Bezeichnungen Aktienregister und Aktienbuch. Das Aktienbuch ist lediglich der bis zum Jahr 2009 geläufige Begriff und wurde mit dem „Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts“ (BilMog) in Aktienregister geändert.

Das Aktienregister ermöglicht es einem Unternehmen, den Überblick über die Eigentümer seiner Aktien zu behalten. Es erleichtert die Kommunikation mit den Aktionären, die Durchführung von Hauptversammlungen, die Auszahlung von Dividenden und schafft Rechtsklarheit.

So hilft das Aktienregister z.B. dem Unternehmen zu bestimmen, wer stimmberechtigter Aktionär ist und somit an der Hauptversammlung teilnehmen und abstimmen darf.

Das Aktienregister enthält die wesentlichen Daten eines Aktionärs, wie:

• Name des Aktionärs
• Geburtsdatum
• Eine Postanschrift
• Eine elektronische Adresse, also regelmäßig einer E-Mail-Adresse
• Anzahl der Aktien oder Aktiennummer
• Nennbetrag der Aktie, falls Nennbetragsaktien ausgegeben wurden.

Ohne den Nachweis im Aktienregister kann ein Aktionär und die AG in der Regel die Rechte und Pflichten aus der Beteiligung nicht ausüben (§67 Abs.2 AktG). Z.B. den Nachweis, dass die Aktionärin oder der Aktionär wirklich Anteilsbesitzer ist und somit auch sein Stimmrecht bei der Hauptversammlung ausüben darf oder zum Bezug von Dividenden berechtigt ist.

Nichtbörsennotierte Unternehmen haben ebenfalls die Verpflichtung ein Aktienregister zu führen. Tun sie es nicht, so besteht ein Haftungsrisiko.

Im Vergleich zu börsennotierten Unternehmen ist die Führung eines solchen Registers, aufgrund der (meist) beschränkten Anzahl an Aktionären und geringer Transaktionsanzahl aber einfacher. Im Grunde reicht hier eine Ablage, die die Voraussetzungen des §239 Abs 4 HGB (Führung von Handelsbücher) erfüllt.

Hierbei ist die Voraussetzung, das die Aufzeichnungen:

• vollständig
• richtig
• zeitgerecht
• geordnet

vorgenommen werden.

Zudem müssen Veränderungen dokumentiert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar ist. Diese Voraussetzungen erlauben also eine geordnete Belegablage, z.B. eine Kartei.

Excel-Tabellen, bei denen die Vergangenheitswerte überschrieben werden, werden aber regelmäßig nicht den Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen.

Ja, das Aktienregister muss die Art der Aktie (Stamm- oder Vorzugsaktie) und die damit verbundenen Rechte, z.B. Stimmrecht, klar ausweisen.

Nein, im Gegensatz zum Handelsregister ist das Aktienregister nicht öffentlich. Es besteht auch kein Recht zur Einsicht durch andere Aktionäre. Einzig die Auskunft über die eigenen gespeicherten Daten des Aktionärs ist gestattet.

Das Aktienregister dient vornämlich der Rechtssicherheit, wer gegenüber der AG als Aktionär berechtigt ist.

Das Aktienregister wird jedes Mal aktualisiert, wenn eine Aktienübertragung stattfindet oder wenn es andere relevante Änderungen in den Aktionärsinformationen gibt. So ist die Aktionärin oder der Aktionär dazu verpflichtet der AG Änderungen in den Personendaten mitzuteilen (§67 Abs.1 S.2 AktG). Die AG ist in Folge dazu verpflichtet diese Daten unverzüglich zu aktualisieren.

Die Verantwortung für die Führung und Aktualisierung eines Aktienregisters liegt beim Vorstand der Aktiengesellschaft (§76 I AktG). Diese Verpflichtung kann der Vorstand nicht vollständig auf andere Personen oder Dienstleister übertragen.

Das Aktienregister kann von der AG selbst geführt werden. Es ist allerdings auch möglich, dass die eigentliche Tätigkeit der Führung durch eine vom Vorstand beauftragten Stelle geführt werden. Der Vorstand hat aber auch hier die Letztentscheidungsbefugnis und muss jederzeitigen Zugriff auf das Aktienregister haben. Für börsennotierte Unternehmen wird die Nutzung eines externen Dienstleisters dabei die Regel sein. Diese übernehmen im Rahmen ihrer Dienstleistungen auch oftmals die Kommunikation mit den Aktienären bezüglich Einladungen zur Hauptversammlung.

Unkorrekte oder unvollständige Informationen können zu rechtlichen Problemen, Streitigkeiten mit Aktionären, zu Bußgeldern und einer persönlichen Haftung für die Vorstände der AG führen.

Zudem kann ein fehlendes Aktienregister die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in das Unternehmen beeinträchtigen.

Der Vorstand einer Aktiengesellschaft muss sicherstellen, dass die Aktionärsrechte nur von berechtigten Aktionären ausgeübt werden. Die Führung des Aktienregisters fällt im Zuge dessen unter die Sorgfaltspflicht des §93 AktG . Führt er kein Aktienregister und entstehen hierdurch der Aktiengesellschaft einen Schaden, z.B. aus den in  §93 Abs.3 AktG bezeichneten Gründen so hat er der Gesellschaft für diesen Schaden aufzukommen §93 Abs.2 AktG.

Neben diesen zivilrechtlichen Ansprüchen können sich bei besonders schweren Verstößen auch strafrechtliche Konsequenzen ergeben,  insbesondere wenn durch das Fehlen des Aktienregisters Gesetzesverstöße begangen werden oder Aktionärsrechte verletzt werden.

Ja, Aktionäre haben in der Regel das Recht, Fehler im Aktienregister korrigieren zu lassen, wenn sie Nachweise für die Richtigkeit ihrer Behauptungen vorlegen können.

Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) steht. Dazu gehört die Beschränkung des Zugangs, die Aufbewahrung der Daten nur so lange, wie sie benötigt werden, und die Einholung erforderlicher Zustimmungen. Weitere Einzelheiten hierzu regelt auch der §67e AktG