Konzernabschluss & Konsolidierung

Der Investor verlangt einen Konzernabschluss und was nun? 3 grundlegende Schritte zur perfekten Konsolidierung!

Inhaltsverzeichnis

1. "Hilfe! Mein neuer Investor möchte von mir einen Konzernabschluss?!"KONZERN?!"

Der Geschäftsführer kratzte sich am Kopf, als er die Frage stellte. Die letzten Jahre hatte er zusammen mit seinem Partner ein fulminantes Wachstum hingelegt. Es war der Moment gekommen die ersten Millionen hinter die „Brandmauer“ zu bringen (und gleichzeitig das weitere Wachstum durch externe Hilfe zu befeuern). 

Das Unternehmen hatte einen finanzkräftigen Private Equity-Investor gefunden und als die Tinte trocken war forderte dieser nun einen Konsolidierung der Gesellschaften zur besseren Einschätzung der wirtschaftlichen Lage und Entwicklung. „Konsolidierung“, noch so ein Wort, dass Fragen aufwirft. Was in dieser Situation zu tun? Und wie Sie diese Herausforderung am besten meistern, das wollen wir in diesem Blogpost einmal näher beleuchten:

2. Was ist das eigentlich, ein Konzernabschluss und eine Konsolidierung?

„Konzern“ klingt erst einmal sehr groß. In der Praxis hat man aber schneller ein Konzernunternehmen als man denken würde. Schon eine Mehrheitsbeteiligung an einem anderen Unternehmen reicht aus, dass man ein Mutter-/Tochterverhältnis hat und damit ein verbundenes Unternehmen (§15 AktG) bzw. einen Konzern (§18 AktG). (Auch wenn diese Begriffe über das Aktiengesetz definiert werden, finden sie analog auch auf die GmbH, KG oder andere Rechtsform Anwendung.) 

Gibt es nun zwischen diesen beiden Gesellschaften noch umfangreiche wirtschaftliche Verflechtungen, so kann die Einzelbetrachtung dieser Gesellschaften zu einer falschen Beurteilung führen. Die Korrektur dieser Verflechtungen nennt man Konsolidierung.

Das Mutterunternehmen A verkauf für 10 Mio EUR Produkte an das Tochterunternehmen B, das die Produkte erstmal auf Lager legt. A macht hiermit 2 Mio EUR Gewinn.

Würde man nun nur das Unternehmen A betrachten, so würde man 10 Mio. EUR Umsatz und 2 Mio. EUR Gewinn (oder 20% Marge) sehen. Aus „Konzernsicht“ ist aber gar nichts passiert!Die Produkte liegen nur bei Unternehmen B auf dem Lager, statt bei Unternehmen A.

In einem Konzernabschluss würde man diese Transaktion und die Zwischengewinne nun „eliminieren“ (bzw. konsolidieren) und somit wieder ein „wahres“ Bild herstellen. Die Umsatzerlöse und der Gewinn würden wieder auf „0“ „korrigiert“.

Würde das Tochterunternehmen die Produkte im selben Moment an einen externen verkaufen, so hätten beide Unternehmen vielleicht einen Umsatz von jeweils 10 Mio. EUR gemacht.

Betrachtet man die beiden Unternehmen separat, so hätte man ohne Korrektur (auch bezeichnet als „Konsolidierung“) Umsatzerlöse von 20 Mio EUR und nach wie vor ein Ergebnis von 2 Mio. EUR (oder einer Marge von nur noch 10%).

Der Konzernabschluss korrigiert diese doppelt berücksichtigten Umsatzerlöse und zeigt nur noch die wahren „externen“ Erlöse von 10 Mio. EUR. Aus Konzernsicht, betrachtet man nur die Einheit: „Konzern“ und nicht die Summe der Einzelunternehmen.

Die beiden Beispiele verdeutlichen ganz gut, wieso Eigen- und Fremdkapitalgeber (berechtigterweise) auf einen Konzernabschluss bestehen und wieso es für jeden Unternehmenslenker ebenfalls Sinn macht darüber zumindest einmal nachzudenken.

3. Kann ich eigenlich auch verpflichtet sein einen Konzernabschluss / eine Konsolidierung zu machen?

Selbst wer nicht durch einen externen Investor oder über eine Bankenfinanzierung zu einem „umfangreicheren“ Reporting „ermutigt“ wird, sollte bei einem umfangreichen Firmenkonstrukt mit vielen Tochterunternehmen und Verflechtungen darüber nachdenken, ob er sein Unternehmen nicht besser über einen konsolidierten Abschluss steuern kann (sog. „freiwilliger Konzernabschluss“). 

Eine Konzernabschlusspflicht kann sich jedoch auch aus gesetzlichen Regelungen ergeben. Wer zum Beispiel die Börsennotierung (IPO) an einem geregelten Markt beantragt, wird ebenso wenig darum herumkommen (§315e HGB), wie Unternehmen einer bestimmten Größe. Diese Größenkriterien ergeben sich hierbei aus dem Gesetz, genauer § 293 HGB.

Derzeit muss man dann keinen Konzernabschluss aufstellen, wenn an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mindestens 2 dieser 3 Kriterien nicht überschritten werden. Hierbei gelten zwei Methoden. Es reicht, wenn man eine dieser beiden Berechnungen erfüllt, um keinen Konzernabschluss aufstellen zu müssen

3.1 Summe der Einzelabschlüsse der Konzernunternehmen

Für die Summierung der einzubeziehenden Unternehmen bestehen folgende Grenzen:

Bilanzsumme > 24.000.000 EUR
Umsatzerlöse > 48.000.000 EUR
Mitarbeiter > 250 MA

Mutterunternehmen A und Tochterunternehmen B haben zusammen an zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahren Umsatzerlöse von 50 Mio. und 300 Mitarbeiter. Die Bilanzsumme beträgt nur 20 Mio. EUR. Da 2 von 3 Kriterien überschritten sind würde eine Konzernabschlusspflicht bestehen.

3.2 Summe des Konzernabschhlusses

Diese Methode erfordert schon einen Konzernabschluss, um überhaupt die Größenkriterien zur Anwendung bringen zu können. Was etwas komisch anmutet, hat trotzdem einen Sinn. Mit der Pflicht der Aufstellung eines Konzernabschlusses, kommt auch die Pflicht zur Veröffentlichung und damit Offenlegung (§325 HGB). Nicht jedes Unternehmen möchte aber seine Zahlen öffentlich machen.

Für den Konzernabschluss bestehen folgende Grenzen. Da hier schon konsolidiert wurde, sind diese entsprechend niedriger:

Bilanzsumme > 20.000.000 EUR
Umsatzerlöse > 40.000.000 EUR
Mitarbeiter > 250 MA

Eleminieren wir die 10 Mio EUR aus unserem ersten Beispiel so beträgt die Bilanzsumme nur noch exakt 40 Mio. EUR. Damit wäre das Unternehmern so gerade davon befreit einen Konzernabschluss zu machen.

Allerdings muss man hierfür bereits einen Konzernabschluss vorgenommen haben. Zumindest einen „vorläufigen“. Um die Arbeit kommt man bei diesen Beispiel also nicht drum herum.

4. Was aber nun tun, wenn ich einen Konzernabschluss machen möchte (muss)?

Dieser Post soll nicht die Technik der Konsolidierung und des Konzernabschlusses erläutern, dafür gibt es zahlreiche sehr gute Fachbücher (Empfehlungen weiter unten). Wir wollen hier vielmehr drei organisatorische Schritte erläutern, wie sie unserer Meinung am besten vorgehen, um Fehler zu vermeiden.

Buchempfehlungen:

Wer sich mit der Technik des Konzernabschlusses auseinander setzen möchte, dem empfehle ich die beiden folgenden Fachbücher, die zu den Klassikern in diesem Bereich gehören:

1. Schritt: „Verschaffen Sie sich einen Überblick“

Der erste Schritt ist, wie in den meisten Projekten, die Notwendigkeit sich einen Überblick zu verschaffen. Hierbei helfen die folgenden Fragen:

  •  

Wer sind eigentlich meine Tochterunternehmen? (Wie hoch bin ich beteiligt? Ergibt sich ein Einbezug in den Konsolidierungskreis vielleicht auch aus einem Unternehmensvertrag, obwohl ich gar keine Mehrheit habe? Gibt es Joint Ventures und Minderheitsbeteiligungen, etc.)

  •  

Wer erstellt heute die Abschlüsse (intern/extern) und kennt sich mit der Konsolidierung aus?

  •  

Welches System wird für den Abschluss genutzt (einheitliches ERP- oder Buchhaltungssystem oder verschiedene Lösungen?)

  •  

Gibt es unterschiedliche Rechnungslegungsstandards? Wenn ja, welche sind das und wo liegen die Unterschiede?

  •  

Wenn ich nur einen Rechnungslegungsstandard habe, üben dann alle Unternehmen eventuell bestehende Wahlrechte gleich aus?

  •  

Kann ich Leistungsverflechtungen der Unternehmen untereinander feststellen und gleichen sich diese untereinander aus (Stichwort: „Intercompany-Abstimmung“)

  •  

Wann erhalte ich heute meinen Monats-, Quartals- und Jahresabschluss?

PRAXISHINWEIS:

In der Regel wird man bei diesem Überblick bereits einige „Baustellen“ finden, die einer schnellen Erstellung des Konzernabschlusses im Wege stehen.

Insbesondere mangelt es, insbesondere bei ausländischen Tochterunternehmen, oft an einem einheitlichen Kontenrahmen, der Nutzung eines einheitlichen Systems und einheitlicher Rechnungslegungsstandards.

2. Schritt: „Schaffen Sie Klarheit“

Eine wichtige Voraussetzung für einen qualitativ guten Konzernabschluss und eine saubere Konsolidierung ist Klarheit. Es sollte allen Beteiligten klar sein, was zu tun ist und wo es Anpassungen bedarf, z.B. da es in der eigenen Buchhaltung Abweichungen von den Bilanzierungsregeln der Konzernmutter gibt. Einige Konzernunternehmen folgen steuerrechtlichen Regeln, andere handelsrechtliche (HGB oder IFRS) oder hiervon abweichende „local GAAP“ -Regeln. Bei Auslandsgesellschaften wird das sogar eher die Regel als die Ausnahme sein.

PRAXISHINWEIS:

Wo es möglich ist, sollten diese Regeln im Sinne der Konzernmutter vereinheitlicht werden. Ein wichtiger Zeitpunkt für diese Vereinheitlichung ist insbesondre im engen Zusammenhang mit der Post-Merger-Integration nach einer Unternehmensübernahme zu sehen.

Mögliche Tools, die Sie für diese Klarheit einsetzen sollten:

Bilanzierungshandbuch

Ein wichtiges Instrument, um für Klarheit zu sorgen, kann ein Bilanzierungshandbuch sein. Dieses erläutert die Sichtweise des Konzerns, wie bestimmte Sachverhalte beurteilt werden sollen, um Unterschiede in der Handelsbilanz II (HB II) so gering wie möglich zu halten. Zudem regelt es wo bestimmte Sachverhalte im Reporting auszuweisen sind

Nach „local GAAP“ sind Abschreibungen auf einen entgeltlich erworbenen Firmenwert zwingend ratierlich abzuschreiben. Nach der Konzernsicht besteht der „impairment-only-approach“, einer Abschreibung nur beim Bestehen vorhandener Voraussetzungen.

 

Es ist also wichtig diese Unterschiede zu kennen und für die notwendige Konsolidierung zu identifizieren.

Das Bilanzierungshandbuch kann hier z.B. einen Hinweis gegen, dass die Abschreibungen für einen solchen Goodwill in Zeile x des Reportings eingetragen wird. Der verantwortliche Mitarbeiter für die Konsolidierung kann diese dann im Rahmen der Überleitung  (HB II) im Sinne der Konzernregeln anpassen.

Konzern-Reporting oder „Konzern-Package“

Aus genau diesen Grund setzen viele Unternehmen ein so genanntes „Konzern-Package“ ein. In kleineren Unternehmen ist dies oft ein Excel-File, dass durch die Finance-Abteilung im Tochterunternehmen „befüllt“ wird. Ein Konzern-Package soll hierbei alle notwendigen Informationen enthalten, die zur Erstellung des Konzernabschlusses benötigt werden.

Dies sind nicht nur Finanzzahlen, sondern insbesondere Sachverhalte und Informationen, die zur Änderung von Bilanzierungsregeln (Stichwort HB II) im Konzernstandard und/oder für die Erstellung eines Anhangs („Notes“) benötigt werden.

PRAXISHINWEIS:

In größeren Unternehmen wird meist spezielle Konsolidierungssoftware eingesetzt, z.B. „IBM Cognos Controller“ oder „Lucanet“, um nur zwei zu nennen. Dieses ist aber kein muss für den Start des Konzernabschlusses.

Um mit einem Konzernabschluss zu starten, ist das Konzern-Package meistens der erste Schritt. Man sollte aber beachten, dass alle nachfolgenden Punkte ebenso wichtig sind und im „Package“ berücksichtigt, werden sollten.

3. Schritt: „Notwendige Strukturen schaffen!“

Neben der Schaffung der Klarheit, benötigt man vor allen die richtigen Strukturen und organisatorischen Maßnahmen, um einen aussagekräftigen und zeitnahen Abschluss zu gewährleisten. Man benötigt einen reibungslosen Abschlussprozess!

4.1 Technische Strukturen

Einheitlicher Kontenrahmen

Einer besonderen Bedeutung kommt hierbei dem einheitlichen Kontenrahmen zu. Nur, wenn die Konzernunternehmen gleiche Sachverhalte gleich verbuchen und ausweisen, hat der Mitarbeiter, der die Konsolidierung am Ende durchführt, die Chance einen fehler- und stressfreien Konzernabschluss aufzustellen. Der Kontorahmen wird meistens von der Konzernmutter vorgegeben. Es sollte aber beachtet werden, dass dieser ggf. nicht 1:1 auf das Geschäftsmodell der Tochterunternehmen adaptierbar ist.

Das Mutterunternehmen A ist ein Produktionsunternehmen. Es übergibt seine Waren der Logistik-Tochter B, die wiederum die Ware in verschiedene ausländische Vertriebstöchter C – F versendet. Die Zollanmeldungen und Rechnungsstellung macht das konzerneigene Shared Service Center G. 

Das Beispiel zeigt, welche unterschiedlichen Geschäftsmodelle und Verflechtungen im Kontenrahmen Berücksichtigung finden müssen.

Auch in Hinsicht auf Reporting-Anforderungen, z.B. im Rahmen einer Segmentbericht-Erstattung (§264 Abs.1 S.2 HGB), sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen, welche Informationen man aus einem Kontenrahmen ziehen kann oder ggf. muss. Sehr hilfreich ist es, gleiche Nummernkreise für gleiche Erlös- und Aufwandsarten zu nutzen.

Die Tochter-Unternehmen B bis G sollte also Umsatzerlöse immer auf Konten zwischen 80000 und 89999 buchen, wenn auch das Mutterunternehmen A in diesem Rahmen bucht.

Ratsam ist es zudem eigene Konten für Intercompany, also Leistungen der Konzernunternehmen untereinander, einzurichten bzw. einen Buchungsschlüssel mit anzugeben, mit denen man die Leistungsverflechtungen auswerten und abgleichen kann.

PRAXISHINWEIS:

Zu beachten ist, dass ein einheitlicher Kontorahmen in der Regel erst für die Zukunft zu ändern ist. Ansonsten wäre eine Überleitung von den alten Konten auf die neue Kontenstruktur notwendig. Dies gestaltet sich aber regelmäßig schwierig, insbesondere wenn Buchungen, die heute auf ein Konto gebucht werden, zukünftig auf verschiedene Konten erfasst werden sollen.

Beispiel: Das Konto „laufende Kfz-Betriebskosten“, soll zukünftig unterteilt werden in „Benzin“, „Parken“ und „Reparaturen“.

Möchte man hier interpretierbare Vergleichszahlen, so müsste man auch die Vergangenheit aufteilen. Besonders aufwendig ist es, wenn man einen Kontenrahmen unterjährig wechselt. Es wird daher empfohlen erst zu Geschäftsjahresbeginn einen einheitlichen Kontenrahmen einzuführen.

Einheitlicher ERP-System

Viel Arbeit wird dem Konzernabschluss-Ersteller erspart, wenn er auf ein einheitliches ERP-System zurückgreifen kann. Hier ist in der Regel schon ein einheitlicher Kontenrahmen hinterlegt und es gibt Funktionalitäten für die Intercompany-Abstimmung und Konsolidierung (z.B. EC-CS in SAP).

In der Praxis findet man allerdings nur sehr selten ein einheitliches ERP- oder Buchhaltungssystem vor. Insbesondere, wenn man Unternehmen in der Vergangenheit hinzuerworben hat. Die Ausführungen in diesem Blog Post können Sie daher bereits als Vorarbeit für ein ggf. mittel- bis langfristiges ERP-Projekt verstehen.

Konsolidierungssoftware

Zu den technischen Strukturen kann auch eine Konsolidierungssoftware zählen. Diese nimmt einen neben der zentralen Erfassung der Daten auch einige wichtige Routine-Tätigkeiten ab, insbesondere, die:

  • Dokumentation von Konsolidierungsbuchungen
  • Validierung und Intercompany-Abstimmung
  • Währungsumrechnung
  • parallele Führung verschiedener Rechnungslegungsstandards (HGB, IFRS, US GAAP, etc.)
  • technische Führung durch die Konsolidierungsschritte (Kapital-, Schulden-, Aufwands- und Ertragskonsolidierung, Zwischenergebniseliminierung)
  • automatisierte Finanzberichterstattung, inklusive Anhang und Notes

Ob sich eine solche Konsolidierungssoftware lohnt, hängt oft an der Konzerngröße und Komplexität. Für die Einführung einer solchen Software kann man schon in kleineren Lösungen zwischen 20 und 50 TEUR ausgeben, nach oben keine Grenzen. Hinzu kommen jährliche Lizenz- und Wartungsgebühren zwischen 16 und 28%. Aus diesem Grund greifen immer noch eine Vielzahl von Unternehmen auf Excel-basierte Konsolidierungslösungen zurück.

4.2 Organisatorische Maßnahmen

Selbst die besten technischen Lösungen benötigen als Grundlage organisatorische Maßnahmen.

Bilanzierungshandbuch

Eine haben wir bereits oben kurz vorgestellt: das Bilanzierungshandbuch. Dieses dient vor allem der Sicherstellung der Abschluss-Qualität. Alle Finance-Mitarbeiter erhalten hierüber Klarheit:

  •  

wie Bilanzierungssachverhalte im Konzern behandelt werden

  •  

welche Konten bei bestimmten Sachverhalten bebucht werden sollen.

  •  

Beispiele, die abstrakte Sachverhalte auf Grundlage des Unternehmens verdeutlichen.

  •  

Allgemeine Erläuterungen über Regelungen im Konzern und Abweichungen zu lokalen Regelungen.

Das Bilanzierungshandbuch wird von der Konzernmutter erarbeitet und an die Tochterunternehmen ausgerollt. Diese garantieren, dass sie den Abschluss im Rahmen dieser Regelungen aufstellen.

PRAXISHINWEIS:

Ein Bilanzierungshandbuch ist kein statisches Dokument. Es bedarf permanenter Anpassung, wenn sich Sachhalte im Konzern ändern, beispielsweise neue Geschäftsfelder hinzukommen oder Unternehmen den Konzernverbund verlassen.

Des Weiteren sind stetige Änderungen bei den Bilanzierungsregeln und dessen Auslegung zu beachten und nachzupflegen.

Abschlusskalender

Ein Abschluss-Kalender informiert bereits zum Geschäftsjahres-Beginn, wann die Abschlussstichtage sind. Damit ein reibungsloser Abschlussprozess möglich ist, müssen alle Tochterunternehmen einen strikten Zeitplan einhalten. Ja nachdem, ob ein monatlicher, quartalsweiser oder vielleicht nur jährlicher Konzernabschluss erstellt wird, können diese Zeiten mehr oder weniger strikt sein.  In der Regel sollte es möglich sein, spätestens ab den 10 Arbeitstag den Konzernabschluss zu beginnen. Aus diesem Grund muss sichergestellt, sein dass alle Tochterunternehmen zeitnah melden und diese Zahlen keinen Änderungen mehr unterliegen.

PRAXISHINWEIS:

Zu beachten sind ggf. auch lokale Feiertage und Urlaubszeiten, die ggf. einem zeitnahen lokalen Reporting im Wege stehen. Das sollte man vor Veröffentlichung des Kalenders, mit dem lokalen (Finance-) Management besprechen.

Abschlussfahrplan

Neben den Abschluss-Kalender bietet sich ein „Abschluss-Fahrplan“ an. Dieser regelt dezidiert, welche Tätigkeit in welchen zeitlichen Rahmen erfolgen muss, um den Abschluss im vorgegebenen Zeitrahmen abzuschließen.

Zum Beispiel, bis wann:

  • Ausgangsrechnungen erstellt werden,
  • welche Buchungsperiode geschlossen wird,
  • der Abschreibungslauf gefahren wird
  • Rückstellungen und andere Abgrenzungen berechnet und gebucht werden
  • die Eingabe ins „Konzern-Package“ erfolgt.

 

Mit dem Abschlussfahrplan kann man Verantwortliche für verschiedene Prozessschritte benennen.

Die Prozessschritte sollten auf die operative Tätigkeit abgestimmt sein. So sollten ab einem bestimmten Zeitpunkt z.B. kein Warenversand und -abrechnung mehr in der Reporting-Periode möglich sein. Dies klingt trivial, wird aber in der Praxis nicht immer beachtet.

5. Fazit

Mit den hier dargestellten drei Schritten sollten Sie in der Lage sein einen qualitativ guten, aussagefähigen und zeitnahen Konzernabschluss zu erstellen. Wenn Sie nur wenige Ressourcen zur Verfügung haben und nicht investieren wollen oder können, so starten Sie mit einem standardisierten Kontenrahmen und einen einfachen Konzern-Package auf Excel-Basis.


Nehmen Sie Ihre Konzern-Unternehmen an die Hand und stellen Sie ein Bilanzierungshandbuch, Abschluss-Kalender und Abschluss-Fahrplan zur Verfügung. Einer der wichtigsten Punkte ist immer die Kommunikation, dies gilt auch für den Konzernabschluss.

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