Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Wußten Sie das Amazon schon nach einem Arbeitstag seine Bücher schließt? Fast Close bezeichnet diese Beschleunigung des Monats- oder Jahresabschlusses. Dieser kann innerhalb weniger Tage nach Periodenende erstellt werden, ohne die Qualität der Daten zu beeinträchtigen. Wie kann es sein, dass ein solch riesiger und noch dazu börsennotierter Konzern hierzu in der Lage ist? Wie schafft es Amazon, so schnell präzise und qualitativ hochwertige Finanzdaten zu liefern?
Wir wollen uns in diesem Blog Beitrag einmal anschauen, was mittelständische Unternehmen von den Großen bezüglich der Abschlussgeschwindigkeit lernen können und wieso es Sinn macht sich ein Beispiel hieran zu nehmen.
2. Haben Sie Ihren Monatsabschluss am 10 Arbeitstag?
Es muss ja nicht unbedingt der 1. eines Monats sein. Aber spätestens am 10 Arbeitstag sollte jede Unternehmenslenkerin und Unternehmenslenker seine Finanzzahlen auf dem Tisch oder Bildschirm haben. Und nicht nur vorläufige Zahlen ohne Abschlussbuchungen, wie Bestandsveränderung und Rückstellungen. Der Abschluss sollte auch im Monats- oder Quartalsabschluss die Qualität eines Jahresabschlusses haben. Nur so haben Sie die Möglichkeit die Zahlen wirklich zur Steuerung und Kommunikation zu verwenden. Es lohnt sich also über einen beschleunigten Abschlussprozess nachzudenken.
3. Was bringt ein Fast close?
Wieso ist eine Amazon so erpicht darauf möglichst schnell Zahlen zu liefern und was bringt das mir als mittelständisches Unternehmen? Die Vorteile sind vielseitig:
- je eher ich die Zahlen fixiert habe, desto eher kann ich Entscheidungen hieraus ableiten
- Transparenz schafft Vertrauen. Amazon gibt hiermit dem Kapitalmarkt zu verstehen, dass die Prozesse effizient laufen und dass man sehr schnell in der Lage ist hierüber zu informieren
- Im Falle von börsennotierten Unternehmen liegt die Aufmerksamkeit immer auf den ersten großen Player im Sektor, der seine Finanzdaten veröffentlichen. So kommt es zu einem PR-Effekt.
Auch wenn Sie kein börsennotiertes Unternehmen sind, ihre Stakeholder werden eine zügige Abschlusserstellung zu schätzen wissen. Sie signalisieren Gesellschaftern, Mitarbeitern, Prüfern und Banken, dass Sie Ihre Prozesse im Griff haben und in der Lage sind auf Fragen zur finanziellen Lage des Unternehmens jederzeit auskunftsfähig zu sein. Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern hilft bei strategischen Entscheidungen, Investorensuche, Kreditverhandlungen (Bank-Rating) oder der Beantragung von Fördermöglichkeiten. Alles nicht zu unterschätzende Wettbewerbsvorteile.
Wie eine Zusammenarbeit aussehen kann und wie wir Ihnen konkret können, können wir gerne in einem kostenfreien und unverbindlichen Kennenlerngespräch herausfinden.
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4. Was brauche ich für einen Fast Close? Der 10-Schritte-Plan!
„Ich bin ja kein Großkonzern“ ist keine gute Ausrede. Denn auch jedes solide Unternehmen sollte eine funktionierende Finanzabteilung haben.
Hier erläutern wir die 10 Schritte, die es für die Erstellung eines schnellen qualitativ guten (Monats-, Quartal-, oder Jahres-)Abschluss braucht.
1.Schritt: Eine organisatorisch gut aufgestellte Finance!
Es nützt ja alles nichts, wenn mein Finanz- und Rechnungswesen personell „auf dem letzten Loch“ pfeift, dann wird vermutlich auch ein Fast Close Projekt nicht unbedingt erfolgreich.
Prüfen Sie daher zunächst einmal, ob Sie eine chronische Unterbesetzung der internen Abteilung haben. Anzeichen dafür sind z.B., dass sich Aufgaben bei einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern „stauen“ und im Krankheitsfall wichtige Prozesse liegenbleiben.
Zusätzlich sollten sie sich fragen, ob Ihre Mitarbeiter hinreichend gut ausgebildet wurden. Insbesondere in schnellwachsenden Unternehmen kommt es nicht selten auch zu fachlichen Überforderungen, der man durch Aus- und Fortbildung der Abteilung entgegenwirken kann. Hierzu können auch Schulungen oder Workshops zum fast-close als solcher helfen.
2.Schritt: Machen Sie eine Engpass-Analyse!
Mehr Leute mehr Erfolg? Ganz so einfach ist es leider nicht und auch meistens auch nicht ad hoc abstellbar. Fachkräfte sind kaum zu finden und müssen oft selbst eingearbeitet werden. Daher gilt, insbesondere wenn Sie unter 1. eine Unterbesetzung der Finanzabteilung festgestellt haben, aus der Not eine Tugend zu machen.
Was sind heute die Engpässe, die zu dieser Situation führen? Das kann neben der chronische Unterbesetzung der Abteilung, auch eine Überforderung oder eine nicht angemessene Priorisierung von Aufgaben sein.
3.Schritt: Bewerten Sie die festgestellten Engpässe!
Um einen schnellen Monatsabschluss zu erstellen, der den Namen verdient, müssen oft verschiedene Abteilungen fachübergreifend zusammenarbeiten. Das fängt bei der Rechnungstellung an, über die Freigabe von Eingangsrechnungen bis hin zur Information der Finance zu rückstellungsrelevanten Sachverhalten. Bewerten Sie die Relevanz der festgestellten Engpässe:
Hier nur einmal ein paar Beispiel-Fragen:
- Wie lange warte ich auf die finale Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen?
- Wann erhalte ich die Daten aus der HR zu Urlaubs- und Tantieme-Rückstellungen?
- Haben wir pendente Waren oder Lieferungen?
- Gab es relevante Reklamationen?
- Gehen die Intercompany-Konten auf?
- Welche sonstigen Sondersachverhalte sind für den Abschluss relevant?
Ganz allgemein kann man fragen:
- Funktionieren alle relevanten Schnittstellen zwischen Finance und übrige Abteilungen des Unternehmens?
- Ist sichergestellt, das Vertretungen im Krankheits- und Urlaubsfall funktionieren?
4.Schritt: Manuelle Prozesse automatisieren!
„Das haben wir immer schon so gemacht“ ist das Alarmsignal für jeden Berater. Prozesse müssen leben und sich den Veränderungen im Unternehmen anpassen. Zudem macht es die Digitalisierung heute einfacher denn je, für verschiedene Anwendungsfälle Software für automatisierte Prozesse zu finden, die Zeit und Geld spart und das Risiko von Fehlern minimiert. ERP-Systeme sind hierbei nur ein Beispiel, die Nutzung von Robotc-Process-Automation (RPA) oder künstlicher Intelligenz (KI) zwei andere.
5.Schritt: Nur relevante Informationen dürfen den Abschluss bremsen!
Immer wieder erleben wir in Projekten, dass der Abschluss nicht finalisiert wird, weil Reisekosten und Kreditkartenabrechnungen nicht freigegeben wurden oder Belege fehlen. Aber ist das überhaupt relevant?
Meistens handelt es sich um niedrige vier- oder fünf-stellige Beträge, die die Aussage des Abschlusses nicht beeinflussen. Im Gegenteil, mit einer einfachen Rückstellung für ausstehende Rechnungen wäre „der Drops gelutscht“. Arbeiten Sie daher mit dem Konzept der Wesentlichkeit. Sachverhalte, die den Abschluss nicht beeinflussen, also nicht wesentlich für dessen Richtigkeit und Aussage sind können anders behandelt werden. Das führt uns zum nächsten Schritt.
6.Schritt: Arbeiten Sie mit Abgrenzungen!
Amazon ist auch deshalb so schnell, da es eine hohe Zuverlässigkeit in Schätzwerten aus der Vergangenheit hat. So kennt das Unternehmen die Retouren aus Lieferungen über alle definierten Produktgruppen. Diese sind so valide, dass ein pauschaler Wert als Risikorückstellungen die Umsatzerlöse mindern. Somit muss das Unternehmen nicht erst 30 oder mehr Tage warten.
Auch Sie haben diese Erfahrungswerte. Sie kennen z.B. die monatlichen durchschnittlichen Tankkosten Ihrer Firmenflotte oder Telefonkosten, auch wenn die Rechnung noch aussteht. Warten Sie also nicht auf diese Rechnungen, sondern buchen Sie einfach eine Rückstellung für ausstehende Rechnungen.
Etwas schwieriger wird es da schon bei Bestandsveränderungen. Wenn diese für Ihr Geschäftsmodell relevant sind, dann muss dieser Prozess funktionieren! Nutzen Sie daher die Funktionalitäten Ihres ERP-Systems und nehmen Sie sich den Prozessen an, die für eine richtige Ermittlung notwendig sind.
7. Schritt: Arbeiten Sie an den relevanten Prozessen für einen optimalen Zeitplan!
Wenn es relevante und wesentliche Zusammenhänge zwischen der Finance und anderen Fachabteilungen oder Tochterunternehmen gibt, dann müssen diese Schnittstellen funktionieren. Optimierung heißt das Zauberwort.
Eine wesentliche Frage ist hierbei: „Wer muss was bis wann liefern?“
Zeichnen Sie sich die einzelnen Prozessschritte auf einen Zeitstrahl. Jede Abteilung braucht ihre eindeutige Frist zur Bereitstellung der benötigten Informationen. Planen Sie angemessene Zeit für Abstimmung und Rückfragen mit ein. Im Optimum haben Sie hierfür ein Tage Zeit, bevor Sie das finale Reporting erstellen. Erstellen Sie den Zeitplan für den:
- Monats-
- Quartals- und
- Jahresabschluss
Für externe Reportings sind die Voraussetzungen strenger und müssen mit eingeplant werden. So könnte es sein, dass für den Jahresabschluss Gutachten für Pensionsrückstellungen, Bodensanierungen oder Berechnungen für die Mitarbeiterbeteiligung von externen Experten angefordert werden müssen. Auch diese Termine müssen im Zeitplan berücksichtigt und mit den Externen abgestimmt werden, ebenso wie die finale Steuerberechnung mit dem Steuerberater oder die Prüfung durch den Jahresabschlussprüfer, die ggf. auch schon parallel stattfinden kann.
8.Schritt: Stressen Sie Ihren Zeitplan!
Zeitpläne sind in vielen Fällen nur Pläne, die allzu oft von der Realität zerrissen werden.
Das bedeutet aber nicht, dass man darauf verzichten kann. Im Gegenteil: schauen Sie, wo Ihr Zeitplan Schwachstellen hat.
- Welche Schlüsselpersonen sind nicht zu ersetzen, weil sie die einzigen sind die Informationen liefern können?
- Wie kann man für diese Personen Vertretungsregeln schaffen?
- Gibt es andere Wege an die Informationen zu kommen, z.B. durch automatisierte Reports?
Das sind die Fragen, die Ihnen helfen den Gesamtprozess besser und resilienter aufzustellen.
9.Schritt: Entzerren Sie Ihre Zeitplan!
Wenn der Zeitplan steht und Sie die Schwachstellen kenne, fragen Sie sich ob sie die Abschlussarbeiten entzerren können.
Als Beispiel ist das Anlagevermögen genannt. Wieso die Anlagezugänge und -abgänge, unterjährlich nicht schon am 15. eines Monats buchen? Am Monatsende schauen sie sich die restlichen Anlagezugänge nur noch nach Wesentlichkeitsgesichtspunkten (siehe Schritt 5) an: Gibt es darüber hinaus Investments die noch nachgebucht werden müssen, da ansonsten der Abschluss eine wesentlich andere Aussage hätte? Wenn nicht, nehmen Sie die Buchungen im neuen Monat vor, wenn es wieder ruhiger wird (Schritt 1 vorausgesetzt). Ebenso können Sie Rückstellungen oder Wertberichtigungen in vielen Fällen schon zu einem früheren Stichtag berechnen und mit validen Erfahrungswerten entsprechend auf das Monatsabschlussdatum anpassen.
10.Schritt: Einfach anfangen!
Der beste Plan bringt nichts, wenn man ihn nicht umsetzt. Insbesondere bei einer angespannten Lage der FiBu macht es Sinn sich dem Thema zu widmen. Man sollte mit den größten “Zeitkillern” anfangen und sich dann langsam Vortasten.
5. Fazit
Der zeitnahe Jahresabschluss ist kein Hexenwerk! Mit den oben beschriebenen Schritten haben Sie die Möglichkeit Ihren Abschlussprozess stetig zu verbessern und so schneller zu werden, ohne an Abschlussqualität zu verlieren. Kritische Situationen im Rechnungswesen sind gute Anlässe sich das Thema Fast Close auf die Agenda zu nehmen.
