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Key Performance Indicators: Wissen Sie, was Ihr Unternehmen erfolgreich macht? Steuern mit KPIs

Hand auf’s Herz.

Messen Sie die Dinge, die Ihr Unternehmen erfolgreich machen oder agieren sie aus dem Bauch heraus?

Wer erfolgreich wachsen will, muss die Stellschrauben richtig stellen.

Hilfreich ist es dabei, zu wissen was die wesentlichen Werttreiber des Geschäftsmodells sind. Schon vor der Vorlage der Finanzzahlen des letzten Monats, sollten Sie in der Lage sein die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Als sicheres Steuerungsinstrument hat sich dabei die Messung von „Key Performance Indicators“ oder kurz KPIs herausgestellt.

Sie sind ein hilfreiches Mittel, um den Unternehmenswert langfristig zu steigern.

1. Was sind eigentlich „Key Performance Indicators“ (KPIs) auf Unternehmensebene?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um die Schlüsselfaktoren („Key“) Ihres Geschäftsmodells.

Diese Zahlen haben in der Regel nichts mit unmittelbaren Ergebniszahlen zu tun, sondern mit anderen Parametern, die oftmals den realisierten Umsätzen vorgelagert sind.

So lassen sich zum Beispiel KPI erstellen zur Messung, Controlling und Performance, der

  • Effizienz und Leistung
  • Effektivität bestimmter Maßnahmen
  • Qualität
  • Wirtschaftlichkeit

Für ein Dienstleistungsunternehmen ist die „Auslastung“ der einzelnen Mitarbeiter eine, wenn nicht die wichtigste KPI. Aber auch der Preis und die Kapazität spielen eine solche Schlüsselrolle. Ebenso das Gehaltsgefüge.

Eine Deutsche Lufthansa als Reise- und Logistikdienstleister misst zum Beispiel den „Sitzladefaktor“ (Auslastung) und neben den „Durchgeführten Flügen“ und „Fluggästen“ die „angebotene[n] Sitzkilometer“ (Kapazität).

Für Produktionsunternehmen können solche KPIs die Absatzpreise, Kapazität, Beschaffungskosten wesentlicher Rohstoffe oder weitere Kennzahlen sein.

So ist eine wichtige KPI für Volkswagen, Daimler und BMW z.B. die Anzahl der „Fahrzeugauslieferungen an Kunden“. Diese Kennzahl wird natürlich noch weiter unterteilt in Absatzmärkte (China, Deutschland, USA, ect.) und ggf. Segmenten (Marken, Premium, LKW, Elektro, etc.) und ermöglicht eine schnelle Messung des derzeitigen Erfolges.

Es verwundert auch nicht, dass eine VONOVIA als Asset Manager bzw. „Wohnraumbewirtschafter“ KPIs wie

  • „Anzahl der bewirtschafteten Einheiten“,
  • „Monatliche IST-Miete in €/qm“ und die
  • „Leerstandsquote“

misst.

Wie Sie sehen, geht es bei den KPIs um maximal eine Handvoll wichtiger Schlüsselindikatoren. Mit diesen lässt sich der Erfolg und die Strategie des Geschäftsmodells zeitnah messen.

2. Wie grenzt man eigentlich Key Performance Indicators von anderen Performance Kennzahlen auf Unternehmensebene ab?

Wie die Beispiele unter 1. zeigen, folgt der „Schlüssel“ auf Unternehmensebene im Grunde immer einer einfachen Formel:

(Menge x Preis) ./. Kosten

In der Praxis findet man aber von gar keiner Messung bis zu Hunderten von Erfolgsgrößen alles.

Gerade in sehr großen Unternehmen verirrt man sich oftmals in der schieren Masse von Kennzahlen, die zur Steuerung genutzt werden. Hieraus immer die wirklichen „KEY“ Performance Indikatoren herauszulesen ist nicht immer ganz einfach.

Hierzu ein KPI-Beispiel der SAP.

Als Software-Hersteller erzielt sie den größten Teil Ihrer Erlöse mit Softwareprodukten und Wartung. Neben den „installierten und lizenzierten Systemen“ (Menge) und dem „Lizenzerlös pro User “ (Preis) wird auch eine andere unternehmensspezifische KPI gemessen.

Die Kundentreue, anhand des Net-Promoter-Score.

Auf der Grundlage von Kundenumfragen wird ermittelt, wie wahrscheinlich die Bereitschaft der Kunden ist, die Produkte und Dienstleistungen der SAP an Freunde oder Kollegen weiterzuempfehlen. Gleiches tut übrigens auch eine E.ON.

Hierbei handelt es sich unzweifelhaft um einen Performance Indikator. Aber ist  der „Net-Promoter-Score“ auch eine Schlüsselkennzahl, für das Geschäft der SAP oder einer E.ON? Also eine Kennzahl ohne die das Geschäftsmodell nicht unwesentlich erfolgreich wäre?

(Zu einer Langzeituntersuchung zum Net Promoter Score verweise ich auf eine wissenschaftlichen Untersuchung, die 2007 im „Journal of Marketing“ veröffentlicht wurde.)

Anhand dieses Beispiels zeigt sich, wie schwer es sein kann „Key“ Performance Indicators von „Performance Indicators“ abzugrenzen.

3. Key Performance Indicators für andere Bereiche

Natürlich kann man KPIs auch nutzen, um andere Bereiche im Unternehmen zu messen und anhand der Ergebnisse zu verbessern.

Zum Beispiel KPIs für:

  • Abteilungen
  • Teams
  • Projekte
  • Mitarbeiter
  • Maschinen
  • Prozesse
  • Reichweite von Marketingaktionen (Content-Marketing, Social Media)
  • Ressourcennutzung und Nachhaltigkeit (Sustainability)
  • Kunden (Bestellungen pro Kunde, Umsatz pro Kunde, Retourquote, ect.)

Wichtig ist jedoch auch hier, dass der Fokus immer auf den „Schlüssel“ abzielt, der das Schloss zur Optimierung öffnet.

Hierzu ein Beispiel:

Wenn Sie also Ihre Auftragsabteilung anhand von Kennzahlen messen möchten, können Sie eine entsprechende KPI modellieren.

Machen Sie sich Gedanken, was der richtige Schlüssel sein könnte.

Fragen Sie sich zunächst, ob die Aufträge ähnlich sind oder aber sich erheblich voneinander unterscheiden. Sind die Aufträge immer gleich groß und der zeitliche Anspruch der Bearbeitung gleichbleibend oder gibt es hier erhebliche Unterschiede in der Bearbeitungszeit? Wäre die Anzahl der beauftragen Aufträge ein guter Schlüssel oder brauchen Sie ggf. einen anderen besseren Schlüssel?

Angenommen die Aufträge ähneln sich in Größe und Bearbeitungsanspruch, dann ist die Anzahl der bearbeiteten Aufträge sicherlich eine gute Ausgangsbasis. Setzt man diese nun ins Verhältnis mit der Anzahl der Mitarbeiter der Auftragsabwicklung, ist dies eine erste Kennzahl.

Aber ist es auch schon eine KPI?

Unberücksichtigt bleibt in dieser Zahl zum Beispiel die verfügbare Arbeitszeit dieser Mitarbeiter (Teilzeit, Vollzeit, aber auch Urlaub und Krankheit bleiben unberücksichtigt). Bezieht man diese mit ein, könnte eine KPI lauten:

„Auftragsbearbeitung pro Arbeitsstunde“

Hilft das bei der Fragestellung?

Ja.

Zum einen können Sie nun diese Zahl nutzen, um zu bestimmen wie viele Stunden Ihnen fehlen, um die liegen gebliebenen Aufträge zu bearbeiten.

Zum anderen können Sie daran arbeiten, diese KPI durch Veränderungen zu verbessern.

Denkbar wäre auch diese Kennzahl nach Tageszeiten zu messen und so ggf. Stoßzeiten zu identifizieren und den Personalbedarf hierauf abstimmen.

Durch die Messbarkeit Ihrer Maßnahmen haben Sie nun einen Schlüssel um zu sehen, welche Maßnahmen wirklich zur Verbesserung (Erfolg) oder ggf. sogar zu einer Verschlechterung (Mißerfolg) geführt haben.

Sie müssen sich nicht mehr auf Ihr „Bauchgefühl“ verlassen.

4. Was macht eine gute KPI aus?

Sie sehen, der wichtigste Schritt ist zu wissen welchen Erfolg Sie erzielen wollen. Nicht die Berechnung einer Kennzahl, der Kennzahl wegen.

Grob lassen sich die folgenden Kriterien für eine gute KPI festhalten.

Key Performance Indicators

  • messen das notwendige Ergebnis für das Erreichen des gewünschten Erfolges,
  • sind objektiv messbar,
  • unterliegen keinen großen Schwankungen in der Messung (ein Hinweis, dass die KPI nicht richtig modelliert wurde),
  • ermöglichen den Vergleich über einen langfristigen Zeitraum (Stichwort „Benchmarking“)
  • werden von den Mitarbeitern verstanden und akzeptiert.

Gerade der letzte Punkt ist sehr wichtig, um die KPI dauerhaft zur Erfolgssteuerung einzusetzen.

Nur wenn die Mitarbeiter verstehen, welcher Zwcck mit der Kennzahl verfolgt wird, kann dies auch zum Erfolg führen. Keinesfalls darf der Eindruck entstehen, dass es sich um eine reine Kontrollmaßnahme handelt.

5. Was ist der Charme von „Key Performance Indicators“?

Der Charme der KPIs ist neben der Messung von Veränderung, vor allem die schnelle Verfügbarkeit. Sie ermöglicht zeitnah Veränderungen festzustellen, darauf zu reagieren und gegenzusteuern.

So lässt sich die oben erwähnte Fahrzeugauslieferung an Kunden z.B. tages- oder wochengenau messen. Sie ist daher schon vor der Umsatzverbuchung verfügbar (bei der ggf. noch Rabatte und Abgrenzungen aller Art, ect. gebucht werden müssen).

Bei negativer Abweichung, also geringeren Auslieferungen, ist man in der Lage zeitnah gegenzusteuern. Bei vertrieblichen Schwierigkeiten durch Anpassung von Rabatten, bei produktionsbedingten Verzögerungen, durch Produktionseingriffe (zugegeben, sind diese Eingriffe selten kurzfristig).

Für börsennotierte Unternehmen ist eine solche KPI Messung Pflicht. Ändern sich die Märkte zum Negativen so zieht das unausweichlich eine Anpassung der Planung und einer ad hoc – Publizität, an die Aktionäre und Märkte, nach sich.

Aber auch für alle anderen Unternehmen bedeutet, neben Finanzkennzahlen, eine Steuerung über KPIs ein erheblicher Wettbewerbsvorteil. Durch die schnelle Verfügbarkeit von Kennzahlen können Sie Ressourcen richtig planen und einsetzen.

6. Welche Tools gibt es um Key Performance Indicators langfristig zu messen?

Wie oben gezeigt ist es zunächst wichtig, gute und dauerhaft belastbare KPIs zu modellieren.

Die Wahl des Tools ist hierbei im ersten Schritt nachrangig.

In den allermeisten Fällen wird eine Messung der KPIs in den Controlling-Abteilungen in Excel berechnet werden.

Aufgrund der wiederkehrenden Tätigkeit, Arbeitsbelastung, Ausfallrisiko durch Erkrankung oder Ausscheiden des verantwortlichen Mitarbeiters und auch Fehleranfälligkeit sollte man jedoch darüber nachdenken die Berechnung von KPIs zu automatisieren.

Das kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Zum einen über Reports, die direkt aus dem ERP-System generiert und beispielsweise in ein Management Dashboard übertragen werden. Viele ERP-Branchenlösungen sind hierbei schon mit den wichtigsten Kennzahlen und Analysen ausgestattet.

Schwierig wird es hier jedoch dann, wenn noch weitere Quellen hinzukommen, die nicht aus dem ERP-System generiert werden.

So könnten zum Beispiel Wetterdaten (Sonnenstunden an einen Standort) für einen Solarstromhersteller eine Einflussgröße sein. Um eine valide und vergleichbare Aussage und Bewertung mit anderen Perioden zu erhalten, sollten diese mit den Finanzdaten verknüpft werden.

Auch die Daten eines Customer Relationship Management – Systems (CRM) sollen oftmals mit angebunden werden. Etwa um den Auftragseingang zu messen.

In diesen Fall bieten sich Business Intelligence- (BI) und Data Warehouse- Lösungen und Tools an, die von zahlreichen Herstellern angeboten werden.

7. Fazit

Wer die Erfolgsgrößen seines Geschäftsmodells kennt und in entsprechenden Kennzahlen modellieren kann, kann sich einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten. Die zeitnahe Unternehmenssteuerung ermöglicht es, Markttrends schnell zu erkennen und Prozesse effizient zu gestalten.

Es lohnt sich also Zeit in die Definition von KPIs zu stecken und das Controlling entsprechend auszurichten.

Der Weg führt weg von einer reinen Vergangenheitsbetrachtung und hin zu einer zeitnahen Unternehmenssteuerung. Key Performance Indicators ermöglichen es einfacher zukunftbezogene Aussagen (Forecast, Budget, predictive Analytics) zu machen.

Moderne Technologien wie BI-Systeme unterstützen hierbei effizient und führen zu einer Entlastung der Controlling-Abteilung.

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