Messen Sie die relevanten Dinge, die Ihr Unternehmen erfolgreich machen oder agieren sie aus dem Bauch heraus?
Wer erfolgreich wachsen will, muss die Stellschrauben richtig stellen. Hilfreich ist es dabei, zu wissen was die wesentlichen Werttreiber des Geschäftsmodells sind und welche Unternehmensziele verfolgt werden. Schon vor der Vorlage der Finanzzahlen des letzten Monats, sollten Sie in der Lage sein die richtigen Entscheidungen zu treffen. Als sicheres Steuerungsinstrument hat sich dabei in der Betriebswirtschaftslehre die Messung von „Key Performance Indicators“ oder kurz KPIs etabliert. Sie sind ein hilfreiches Mittel, um den Unternehmenswert langfristig zu steigern.
Wir klären daher einmal die Fragen: Was sind eigentlich Key Performance Indicators (KPIs) und wie kann ich diese zur Unternehmenssteuerung erfolgreich einsetzen kann.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist eigentlich eine KPI - ein „Key Performance Indicator“?
Wie der Name schon sagt, handelt es sich um die Schlüsselfaktoren („Key“) Ihres Geschäftsmodells. Diese Zahlen haben in der Regel nichts mit unmittelbaren Ergebniszahlen zu tun, sondern mit anderen Parametern, die oftmals den realisierten Umsätzen vorgelagert sind.
So lassen sich zum Beispiel KPI erstellen zur Erfolgsmessung, Controlling und Performance, der
- Effizienz und Leistung
- Effektivität bestimmter
- Maßnahmen
- Qualität
- Wirtschaftlichkeit
2. Quantitative und qualitative KPIs - Beispiele zu relevanten KPIs
Die genutzten KPIs sollten sich stark an dem verfolgten strategischen Zielen orientieren, sind quantitativ und qualitativ messbar . Am Ende haben Sie aber immer einen direkten Bezug zum Geschäftsmodell und sind dessen Leistungsindikatoren. Hier ein paar Beispiele von bekannten Unternehmen.
Für ein Dienstleistungsunternehmen ist die „Auslastung“ der einzelnen Mitarbeiter eine, wenn nicht die wichtigste KPI. Aber auch der Preis und die Kapazität spielen eine solche Schlüsselrolle. Ebenso das Gehaltsgefüge, als wesentliche Aufwandsposition.
KPI-Beispiel - Deutsche Lufthansa
Eine Deutsche Lufthansa als Reise- und Logistikdienstleister misst zum Beispiel den „Sitzladefaktor“ (Auslastung) und neben den „Durchgeführten Flügen“ und „Fluggästen“ die „angebotene[n] Sitzkilometer“ (Kapazität).
KPI-Beispiel - Vonovia
Eine VONOVIA, als Asset Manager bzw. „Wohnraumbewirtschafter“ nutzt KPIs wie
- „Anzahl der bewirtschafteten Einheiten“,
- „Monatliche IST-Miete in €/qm“ und die
- „Leerstandsquote“
misst.
Für Produktionsunternehmen können solche KPIs die Absatzpreise, Kapazität, Beschaffungskosten wesentlicher Rohstoffe oder weitere Kennzahlen sein.
KPI-Beispiel - Automobilhersteller (VW, BMW)
Für die großen Automobilhersteller, wie VW oder BMW sind wichtige KPI z.B.
- die Anzahl der „Fahrzeugauslieferungen an Kunden“. Diese Kennzahl wird natürlich noch weiter unterteilt in
- Absatzmärkte (China, Deutschland, USA, ect.) und ggf.
- Segmente (Marken, Premium, LKW, Elektro, etc.) und
Das ermöglicht eine schnelle Messung des derzeitigen Erfolges oder sind ein Indikator für Veränderungen.
Für Software-Hersteller gibt es wiederum andere KPIs, die abzielen auf gewonnene Kunden oder Zufriedenheitskennzahlen, wie z.B. ein Net Promoter Score.
Wie Sie sehen, geht es bei den KPIs um maximal eine Handvoll wichtiger Schlüsselindikatoren. Mit diesen lässt sich der Erfolg und die Strategie des Geschäftsmodells zeitnah messen.
3. Was ist der große Vorteil von „Key Performance Indicators“?
Die zwei großen Vorteile bei der Messung von KPIs sind die schnelle Verfügbarkeit und die Nähe zum Geschäftsmodell bzw. zu den zu verändernden Prozess. Sie sind ein wesentlicher Schritt hin zu einer Data driven Comapany, also einen Unternehmen das seine smart Daten nutzt, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Schnelle Verfügbarkeit
Wir haben oben zu den Automobilherstellern gesehen, dass diese vor allem die Fahrzeugauslieferungen an Kunden messen. Damit ist es tages- oder wochengenau möglich einen ersten Status zum Geschäft zu erhalten. Die KPI liefert also schon eine Information, schon bevor eine Finanzzahl wie „Umsatz“ komplett verfügbar ist (bei der ggf. noch Rabatte und Abgrenzungen aller Art, ect. gebucht werden müssen).
Bei negativer Abweichung, also geringeren Auslieferungen, ist man in der Lage zeitnah gegenzusteuern. Bei vertrieblichen Schwierigkeiten durch Anpassung von Rabatten, bei produktionsbedingten Verzögerungen, durch Produktionseingriffe (zugegeben, sind diese Eingriffe selten kurzfristig).
Nähe zum Geschäftsmodell bzw. Prozess
Gute KPIs sind so konzipiert, dass sie nah am Geschäftsmodell oder am zu veränderten Prozess sind. Siehe hierzu auch x.
Das Ziel einer guten KPI ist es daher immer bestimmte Schlüsselindikatoren zu entwickeln, die einem einen Status zum operativen Geschäft (oder Prozess) geben. Wir haben das oben in den Beispielen sehr gut gesehen.
PRAXISHINWEIS:
Für börsennotierte Unternehmen ist eine solche KPI Messung Pflicht. Ändern sich die Märkte zum Negativen so zieht das unausweichlich eine Anpassung der Planung und einer ad hoc – Publizität, an die Aktionäre und Märkte, nach sich.
Aber auch für alle anderen Unternehmen bedeutet, neben Finanzkennzahlen, eine Steuerung über KPIs ein erheblicher Wettbewerbsvorteil. Durch die schnelle Verfügbarkeit von Kennzahlen können Sie Ressourcen richtig planen und einsetzen.
Data driven Company
KPIs sind also ein sehr guter Weg, um zeitnah Entscheidungen zu treffen und Zahlen daher auch sehr gut ein auf das Thema DATA DRIVEN COMPANY bzw. DECISION MAKING. Egal ob KPIs aus der Produktion oder dem Marketing, kennt man die Auswirkung und hat Benchmarks, so kann man diese Informationen und Vergleiche dazu heranziehen die richtigen Schlüsse zu ziehen.
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4. Wie grenzt man eigentlich Key Performance Indicators von anderen Performance Kennzahlen auf Unternehmensebene ab?
Wie die Beispiele unter 1.1 zeigen, folgt der „Schlüssel“ auf Unternehmensebene im Grunde immer einer einfachen Formel:
(Menge x Preis) ./. Kosten
In der Praxis findet man aber von gar keiner Messung bis zu Hunderten von Erfolgsgrößen alles. Gerade in sehr großen Unternehmen verirrt man sich oftmals in der schieren Masse von Kennzahlen, die zur Steuerung genutzt werden. Hieraus immer die wirklichen „KEY“ Performance Indikatoren herauszulesen ist nicht immer ganz einfach.
Hierzu ein KPI-Beispiel der SAP.
Als Software-Hersteller erzielt sie den größten Teil Ihrer Erlöse mit Softwareprodukten und Wartung. Neben den „installierten und lizenzierten Systemen“ (Menge) und dem „Lizenzerlös pro User “ (Preis) wird auch eine andere unternehmensspezifische KPI gemessen.
Die Kundentreue, anhand des „Net-Promoter-Score“.
Auf der Grundlage von Kundenumfragen wird ermittelt, wie wahrscheinlich die Bereitschaft der Kunden ist, die Produkte und Dienstleistungen der SAP an Freunde oder Kollegen weiterzuempfehlen. (Gleiches misst übrigens auch eine E.ON). Hierbei handelt es sich unzweifelhaft um einen Performance Indikator. Aber ist der „Net-Promoter-Score“ auch eine Schlüsselkennzahl, für das Geschäft der SAP oder einer E.ON? Also eine Kennzahl ohne die das Geschäftsmodell nicht unwesentlich erfolgreich wäre?
(Zu einer Langzeituntersuchung zum Net Promoter Score verweise ich auf eine wissenschaftlichen Untersuchung, die 2007 im „Journal of Marketing“ veröffentlicht wurde.)
Anhand dieses Beispiels zeigt sich, wie schwer es sein kann „Key“ Performance Indicators von „Performance Indicators“ abzugrenzen.
5. Key Performance Indicator (KPIs) für andere Bereiche
Natürlich kann man KPIs auch nutzen, um andere Bereiche im Unternehmen zu messen und anhand der Ergebnisse zu verbessern.
Zum Beispiel KPIs für:
- Abteilungen
- Teams
- Projekte
- Mitarbeiter
- Maschinen
- Prozesse
- Vertrieb
- Reichweite von Marketingaktionen (Content-Marketing, Social Media)
- Ressourcennutzung und Nachhaltigkeit (Sustainability)
- Kunden (Bestellungen pro Kunde, Umsatz pro Kunde, Retourquote, ect.)
Wichtig ist jedoch auch hier, dass der Fokus immer auf den „Schlüssel“ abzielt, der das „Schloss“ zur Optimierung öffnet.
Beispiel - Konzeption einer KPI für die Auftragsabteilung
Für unser Beispiel nehmen wir einmal eine Auftragsabteilung. Möchten Sie deren Leistung anhand von Kennzahlen messen können Sie eine entsprechende KPI modellieren.
Machen Sie sich Gedanken, was der richtige Schlüssel sein könnte. Fragen Sie sich zunächst, ob die Aufträge ähnlich sind oder aber sich erheblich voneinander unterscheiden. Sind die Aufträge immer gleich groß und der zeitliche Anspruch der Bearbeitung gleichbleibend oder gibt es hier erhebliche Unterschiede in der Bearbeitungszeit? Wäre die Anzahl der beauftragen Aufträge ein guter Schlüssel oder brauchen Sie ggf. einen anderen besseren Schlüssel?
Angenommen die Aufträge ähneln sich in Größe und Bearbeitungsanspruch, dann ist die Anzahl der bearbeiteten Aufträge sicherlich eine gute Ausgangsbasis. Setzt man diese nun ins Verhältnis mit der Anzahl der Mitarbeiter der Auftragsabwicklung, ist dies eine erste Kennzahl.
Aber ist es auch schon eine KPI?
Unberücksichtigt bleibt in dieser Zahl zum Beispiel die verfügbare Arbeitszeit dieser Mitarbeiter (Teilzeit, Vollzeit, aber auch Urlaub und Krankheit bleiben unberücksichtigt). Bezieht man diese mit ein, könnte eine KPI lauten:
„Auftragsbearbeitung pro Arbeitsstunde“
Hilft das bei der Fragestellung?
Ja.
Zum einen können Sie nun diese Zahl nutzen, um zu bestimmen wie viele Stunden Ihnen fehlen, um die liegen gebliebenen Aufträge zu bearbeiten. Zum anderen können Sie daran arbeiten, diese KPI durch Veränderungen zu verbessern.
Denkbar wäre auch diese Kennzahl nach Tageszeiten zu messen und so ggf. Stoßzeiten zu identifizieren und den Personalbedarf hierauf abstimmen.
Durch die Messbarkeit Ihrer Maßnahmen haben Sie nun einen Schlüssel um zu sehen, welche Maßnahmen wirklich zur Verbesserung (Erfolg) oder ggf. sogar zu einer Verschlechterung (Mißerfolg) geführt haben. Sie müssen sich nicht mehr auf Ihr „Bauchgefühl“ verlassen. Wichtig ist neben dem Controlling der KPIs aber natürlich auch das permanente Arbeiten an der Verbesserung der Kennzahlen.
6. Was macht eine gute Leistungskennzahl aus?
Sie sehen, der wichtigste Schritt ist zu wissen welchen Erfolg Sie erzielen wollen. Nicht die Berechnung einer Kennzahl, der Kennzahl wegen. Grob lassen sich die folgenden Kriterien für eine gute KPI festhalten.
Kriterien für eine gute KPI
messen das notwendige Ergebnis für das Erreichen des gewünschten Erfolges,
sind objektiv messbar,
unterliegen keinen großen Schwankungen in der Messung (ein Hinweis, dass die KPI nicht richtig modelliert wurde),
ermöglichen den Vergleich über einen langfristigen Zeitraum (Stichwort „Benchmarking“)
werden von den Mitarbeitern verstanden und akzeptiert. Gerade dieser Punkt ist sehr wichtig, um die KPI dauerhaft zur Erfolgssteuerung einzusetzen.
PRAXISHINWEIS:
Nur wenn die Mitarbeiter verstehen, welcher Zwcck mit der Kennzahl verfolgt wird, kann dies auch zum Unternehmenserfolg führen. Keinesfalls darf der Eindruck entstehen, dass es sich um eine reine Kontrollmaßnahme handelt.
Auch sollten KPIs nicht in allen Bereichen zur Incentisierung herangezogen werden. Hier zeigen Studien, das insbesondere in Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Problemlösungsbewusstsein und Kreativität erfordern eine Incentisierung keinen oder sogar einen negativen Einfluss auf die Performance haben. Siehe hierzu auch Erfolgreich durch Mitarbeiterbeteiligung? – Teil 1: „Die Motivation“
7. Monotoring: Welche Tools und KPI-Systeme gibt es um Key Performance Indicators langfristig zu messen?
Wie oben gezeigt ist es zunächst wichtig, gute und dauerhaft belastbare KPIs zu modellieren. Die Wahl des Tools ist hierbei im ersten Schritt nachrangig. In vielen Fällen wird eine Messung der KPIs in den Controlling-Abteilungen in Excel berechnet. Das erschwert das Monitoring ist fehleranfällig, insbesondere wenn es sich um wiederkehrenden manuelle Tätigkeiten handelt. Die Arbeitsbelastung, das Ausfallrisiko und der Wissensverlust ist bei Erkrankung oder Ausscheiden einer verantwortlichen Mitarbeiterin ist nicht zu unterschätzen. Es ist daher dringend anzuraten die Berechnung von KPIs zu automatisieren.
Das kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Zum einen über Reports, die direkt aus dem ERP-System generiert und beispielsweise in ein Management Dashboard übertragen werden. Viele ERP-Branchenlösungen sind hierbei schon mit den wichtigsten Schnittstellen zum Rechnungswesen, Kennzahlen und Analysen ausgestattet und liefern diese Zahlen nahezu in Echtzeit. Über Business Intelligence können die Daten zu dem automatisiert werden und in Dashboards dargestellt werden. DIe Visualisierung hilft hierbei auch oft dem besseren Traansport der Information.
Schwierig wird es hier jedoch dann, wenn noch weitere Quellen zur Berechnung von Leistungskennzahlen hinzukommen, die nicht aus dem ERP-System generiert werden.
So könnten zum Beispiel Wetterdaten (Sonnenstunden an einen Standort) für einen Solarstromhersteller eine Einflussgröße sein. Um eine valide und vergleichbare Aussage und Bewertung mit anderen Perioden zu erhalten, sollten diese mit den Finanzdaten verknüpft werden. Auch die Daten eines Customer Relationship Management – Systems (CRM) sollen oftmals mit angebunden werden. Etwa um den Auftragseingang zu messen. In diesen Fall bieten sich Business Intelligence- (BI) und Data Warehouse- Lösungen und Tools an, die von zahlreichen Herstellern angeboten werden.
8. Fazit
Wer die Erfolgsgrößen seines Geschäftsmodells kennt und in entsprechenden Kennzahlen modellieren kann, kann sich einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten. Die zeitnahe Unternehmenssteuerung ermöglicht es, Markttrends schnell zu erkennen und Prozesse effizient zu gestalten. Damit behält man seine strategischen Unternehmensziele im Auge.
Es lohnt sich also Zeit in die Definition von KPIs zu stecken und das Controlling entsprechend auszurichten.
Der Weg führt weg von einer reinen Vergangenheitsbetrachtung und hin zu einer zeitnahen Unternehmenssteuerung. Key Performance Indicators ermöglichen es einfacher zukunftsbezogene Aussagen (Forecast, Budget, predictive Analytics) zu machen. Moderne Technologien wie BI-Systeme unterstützen hierbei effizient und führen zu einer Entlastung der Controlling-Abteilung.
Wie eine Zusammenarbeit aussehen kann und wie wir Ihnen konkret können, können wir gerne in einem kostenfreien und unverbindlichen Kennenlerngespräch herausfinden.
Dauer: 30 min.
