Unternehmen so steuern, dass die strategischen Ziele transparent sind und alle Mitarbeiter wissen was zu tun ist? Das sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein! Doch seien wir ehrlich: fast alle Unternehmen haben hiermit zu kämpfen und müssen sich immer wieder hinterfragen.
Wer sich dieser Aufgabe effizient und strukturiert widmen möchte, dem hilft vielleicht das Konzept des Target Operating Model (TOM). Es soll Unternehmen oder Abteilungen dabei helfen, die Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass sie einwandfrei funktionieren und auf die Unternehmensziele einzahlen.
Übertragen auf den Finanzbereich, spricht man auch von dem Finance Target Operating Model! und Finance Transformation. Kein Wunder also dass sich immer mehr CFOs diesem Konzept zuwenden. Wir erläutern, was das ist und wie die Transformation der Finanzorganisation im Unternehmen gelingen kann.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist ein Finance Target Operating Model (FTOM)?
Ein FTOM ist im Wesentlichen ein konzeptioneller Rahmen, der verwendet wird, um
- die Struktur,
- das Management und
- die operative Ausführung der Finanzfunktionen eines Unternehmens zu definieren und
- auf die Unternehmensstrategie auszurichten.
Es handelt sich um ein Modell, das darauf abzielt, die Vision, Mission und finanziellen Ziele des Unternehmens, wie Effizienzsteigerung und Kostendisziplin zu unterstützen. Der Finanzabteilung kommt hier als Business Partner einer zentralen Rolle zu. Das Finance-Target Operating Model ist eine klare Roadmap für die Erreichung der finanziellen Ziele an der sich die Finance, Accounting und das Controlling ausrichten kann.
2. Das sind die wesentlichen Bestandteile des FTOMs
Um das FTOM effektiv umzusetzen, müssen verschiedene Komponenten sorgfältig analysiert und optimiert werden. Man kommt also nicht umhin sich intensiv mit den folgenden Punkten zu beschäftigen:
2.1 Strategie & Vision
Jedes FTOM beginnt mit einer klaren Zielbild, der Strategie, wie die Finanzfunktion das Gesamtgeschäft und die Unternehmensstrategie und Mission unterstützen soll. Dies schließt die Definition von Zielen, die Ausrichtung an der Geschäftsstrategie und die Entwicklung eines Aktionsplans. Dieser Plan kann z.B. die folgenden Fragen beinhalten:
- Wo kann die Finanzabteilung die größte Wertschöpfung schaffen?
- Welche Informationen benötigen die operativen Einheiten hierfür?
- Gibt es neue Geschäftsmodelle, die heute noch nicht hinreichend vom Finance Office unterstützt werden?
- Wie kann man diese Informationen effizienz zur Verfügung stellen (Reporting)?
- Welche Informationen fehlen heute und wie kann man dieses Informationsdefizit beheben?
2.2 Kernprozesse der Finance-Funktion
Hier geht es um die Identifizierung und Gestaltung der Schlüsselprozesse, die für den effektiven Betrieb der Finanzabteilung notwendig sind. Dazu gehören Prozesse wie
- Treasury & Liquiditätsmanagement
- Rechnungsstellung,
- Budgetierung,
- Forecasting,
- Finanzberichterstattung
- Risikomanagement und
- Compliance & Governance.
Diese Prozesse müssen standardisiert, automatisiert und optimiert werden. Insbesondere der Vereinfachung und zeitnaher Zurverfügungstellung der Informationen sind hierbei zentrale Punkte Zudem stellt sich die Frage welche Services die Finanzabteilung ggf. in der Rolle des Business Partners neu definieren muss.
2.3 Mitarbeiter & Kompetenzen
Ein erfolgreiches FTOM erfordert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und ein Team mit den richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen. Dies bedeutet, die richtigen Talente der Mitarbeiter zu identifizieren. Eine kommunikative Mitarbeiterin wird sich idR in der Rolle des Business Partners wohler fühlen, als ein introvertierter Datenanalyst. Mitarbeiter sollten in Ihren Rollen gefördert und permanent geschult werden. Zudem ist es entscheidend, eine Balance zwischen menschlichen Fähigkeiten und technologischer Effizienz zu finden, um Innovation und Kreativität zu fördern.
2.4 Technologie und Digitalisierung
Die Implementierung moderner Technologien ist ein Kernaspekt des FTOM und sollte als Erfolgsfaktor im Fokus jedes CFO stehen. Die digitale Transformation von Finanzprozessen durch den Einsatz von Künstliche Intelligenz (KI), Business Inteligence (BI), modernen Enterprise Ressource Planing (ERP)-Systemen und anderen Technologien trägt zur Steigerung der Produktivität bei und sollte permanent ins Kalkül einbezogen werden. Ein Investment ermöglichen eine bessere Datenverwaltung, fundiertere Entscheidungen und verbessern die Gesamtstrategie des Finanzbereichs.
2.5 Organisation & Governance
Dieser Bereich befasst sich mit der Strukturierung der Finanzabteilung, der Festlegung von Verantwortlichkeiten und der Entwicklung eines Governance-Modells, das die Einhaltung von Vorschriften und internen Kontrollen gewährleistet. Eine klare Organisationsstruktur fördert die Transparenz und erleichtert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
3. Was sind die Vor- und Nachteile?
Wie jedes Modell hat auch das FTOM Vor- und Nachteile:
Vorteile:
- Verbesserte Effizienz und Kosteneinsparungen durch optimierte effiziente Prozesse.
- Bessere Compliance und Risikomanagement durch klare Governance-Strukturen.
- Förderung einer datengesteuerten Kultur, die fundierte Entscheidungen unterstützt.
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Klarheit in Rollen und Verantwortlichkeiten.
Nachteile:
- Implementierung kann zeitintensiv und teuer sein, insbesondere bei größeren Umstrukturierungen.
- Widerstand gegen Veränderungen innerhalb der Organisation kann die Transformation verlangsamen.
- Risiko der Überkomplizierung von Prozessen, wenn das Modell nicht richtig angepasst wird.
4. So startet man die Transformation des Finance-Bereichs
Die Einführung eines FTOM ist ein umfassender Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Insbesondere bei Investitionen in neue ERP-Systeme oder der Ablösung von SAP kann man das FTOM nicht isoliert betrachten.
Hier ein Vorschlag wie man vorgehen kann:
4.1 Ist-Zustand analysieren
Ermitteln Sie die aktuelle Leistung und Fähigkeiten Ihrer Finanzabteilung. Was läuft gut, was läuft weniger gut? Wo gibt es Defizite, die man durch Umstrukturierungen oder technologischne Lösungen effizienter gestalten kann?
4.2 Strategie & Ziele setzen
Definieren Sie klare, messbare Ziele für das, was Sie mit der Transformation der Finanzfunktion erreichen möchten. Ein beliebtes Mittel hierfür sind auch Kennzahlensysteme wie OKR (Objective Key Results).
4.3 Planung
Entwickeln Sie einen detaillierten Plan der Umsetzung. Welche Unterstützer im Unternehmen benötige ich hierfür? Welche Ressourcen und Investitionen?
4.4 Technologie einsetzen
Beschäftigen sie sich mit neuen Technologien, wie Robotic Process Automation (RPA), BI und KI und wählen Sie die richtigen Technologien, die Ihren Zielen entsprechen, und starten sie erste Pilotversuche. Wenn diese erfolgreich sind, planen Sie die Implementierung innerhalb des Unternehmens.
4.5 Change Management
Die Einführung eines Finance-target operating model bedingt einiges an organisatorischen und strukturellen Änderungen. Vergessen Sie dabei nicht die Mitarbeitenden mitzunehmen. Bereiten Sie Ihr Team durch Kommunikation, Schulung und Unterstützung auf die Veränderungen vor.
4.6 Überprüfen und anpassen
Überwachen Sie die Fortschritte und nehmen Sie Anpassungen vor, um den Kurs zu korrigieren und auf Herausforderungen zu reagieren. Hierfür eignet sich ein agiles Vorgehen.
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5. Fazit
Das Finance Target Operating Model ist eine strukturierte Methode, um eine kontinuierliche Verbesserung der Finanzabteilung im Unternehmen zu erreichen. Wenn es richtig implementiert wird, kann es die Art und Weise, wie Ihre Finanzabteilung funktioniert, revolutionieren und einen bedeutenden Mehrwert für Ihr gesamtes Unternehmen schaffen. Durch die Berücksichtigung Ihrer spezifischen Unternehmensziele und -bedürfnisse sowie durch eine sorgfältige Planung und Durchführung können Sie sicherstellen, dass Ihre Investition in FTOM zu nachhaltigem Wachstum und Erfolg führt.
Wie eine Zusammenarbeit aussehen kann und wie wir Ihnen konkret können, können wir gerne in einem kostenfreien und unverbindlichen Kennenlerngespräch herausfinden.
Dauer: 30 min.
